30 tips para vencer a los ladrones de tiempo y aumentar tu productividad

  En un blog anterior hablamos de los 10 ladrones de tiempo más comunes, una vez identificándolos se hace más fácil definir qué hacer para vencerlos. De todas formas quise recopilar una serie de estrategias que han demostrado ser efectivas durante la realización del curso Método HASYMORE para desarrollar mis hábitos productivos. Aquí entrego las estrategias ordenadas según cada uno de los 10 ladrones del tiempo descritos en el blog https://www.habitosaldia.com/blog/los-10-ladrones-de-tiempo-mas-comunes

 1. Procrastinación

  ¿Sabías que una manera efectiva de eliminarla es planificando tu día con criterios que facilitan la disciplina? Al momento de realizar tu hábito de la planificación diaria considera las siguientes 3 estrategias:

a. Divide las tareas en partes más pequeñas y aborda cada una por separado, ojalá en no más de 50 minutos.

b. Establece metas concretas, factibles y que se cumplan dentro de los próximos 14 días (mientras más lejano el plazo, más lo postergaremos).

c. Utiliza bloques de tiempo para trabajar y descansar en intervalos específicos.

2. Falta de planificación

  Sin un plan no sabemos exactamente qué hacer y cómo lograr lo que deseamos. La clave de planificar está en clarificar, mientras no tengamos las cosas claras el tiempo se nos irá como si nada. Usa estas estrategias:

a. Establece metas y objetivos muuuy claros y concretos.

b. Crea una lista de tareas diarias o semanales y priorízalas.

c. Define entregables o resultados esperados de las tareas que planifiques, por ejemplo, si voy a estudiar o escribir por 30 minutos, ¿qué debería alcanzar a lograr?

3. Interrupciones frecuentes

a. Minimiza las distracciones apagando las notificaciones innecesarias en tu teléfono (déjalo en silencio, modo Focus, modo avión, etc.) o computadora (¿qué notificaciones son estrictamente necesarias?).

b. El tip del ayuda-memoria. Si te llegan a interrumpir anota rápidamente la idea que tienes en mente en pocos segundos aunque no quede perfecta, al momento de retomar la tarea sabrás dónde quedaste y por dónde tienes que continuar.

c. Comunica a tus compañeras/os de trabajo o familiares cuando necesitas tiempo sin interrupciones.

4. Falta de priorización

a. Identifica las tareas más importantes y urgentes.

b. Utiliza técnicas de gestión de prioridades, como la Matriz de Eisenhower, para clasificar tus tareas según su importancia y urgencia.

c. Evita sobrecomprometerte... no sirve de nada priorizar si te comprometes a más cosas de las que realmente podrías hacer.

5. Multitarea (multitasking)

a. Enfócate en una tarea a la vez y evita saltar entre múltiples tareas.

b. Si tienes que saltar entre tareas, usa el tip del ayuda-memoria.

c. Utiliza bloques de tiempo dedicados a una sola tarea y evita las distracciones. Pueden ser bloques tan chicos como quieras y ojalá no mayores a 50 minutos de trabajo continuo.

6. Mal manejo del correo electrónico

a. Establece horarios específicos para revisar y responder correos electrónicos, ¿cuánto puede esperar un correo en ser respondido? 

b. Si toma menos de 2 minutos, respóndelo inmediatamente.

c. Considera utilizar herramientas de automatización o aplicaciones de gestión del correo electrónico para filtrar y organizar tus mensajes.

7. Reuniones innecesarias o improductivas

a. Evalúa la necesidad de cada reunión y si no es necesaria, no la hagas.

b. Establece una agenda clara y el resultado esperado de cada reunión, responde la pregunta ¿qué tenemos que lograr al final de la reunión?

c. Ten anotados los compromisos de la reunión anterior y pregunta por su nivel de cumplimiento, también aprovecha de anotar los nuevos compromisos de ese día y leerlos en voz alta antes de finalizar.

8. Falta de delegación

a. Identifica las tareas que pueden ser delegadas y asigna responsabilidades a los miembros del equipo adecuados.

b. Al delegar codiseña con la persona una versión 1.0 del entregable que tiene que lograr... ese tip me lo han agradecido muchísimas personas que lideran equipos porque les ha evitado una cantidad que ni te imaginas de reprocesos (por malos entendidos principalmente).

c. Confía en los demás y permite que asuman la responsabilidad de las tareas asignadas.

9. Falta de límites y manejo del tiempo personal

 a. Establece límites claros entre el trabajo y el tiempo personal.

b. Programa tiempo dedicado a actividades personales y descanso.

c. Aprende a decir "no" cuando sea necesario y prioriza tu bienestar y equilibrio.

10. Perfeccionismo excesivo

a. Enfócate en resolver el problema más que en lo perfecto de la solución.

b. Sigue los criterios de las metodologías ágiles, crear una versión 1.0 de lo que debes lograr y después una versión 2.0, y sigue así hasta que soluciones el problema. Por ejemplo, la versión 1.0 de este blog eran los títulos de los tips, la versión 2.0 era una revisión y mejora de la redacción, la versión 3.0 y final era lo que estás leyendo con las imágenes y links a otras fuentes.

c. Si es posible, realiza una entrega preliminar a la persona que te validará el entregable y que te de feedback. Con esa información sabrás qué te falta para finalizar y lo que ya es suficientemente bueno.

¿Y ahora por dónde comienzo? Son 30 tips, imposible implementarlos todos.

  Mira, cada persona es diferente y mi recomendación es que comiences por implementar los que hoy en día tengan el potencial de aumentar tu productividad lo más posible y que además sean más fáciles para ti, que te hagan sentido considerando tu estilo de vida, tu identidad y las personas que te rodean. Además, tómalo como un juego y evalúa si te sirve o no el tip, si deja de hacerte sentido cámbialo o mejóralo... al final la meta de cada uno debería ser algo así como estar cada día mejor, no implementar estos tips en si mismo.