De la procrastinación a la productividad: Cómo hacer más en menos tiempo
¿Alguna vez se ha encontrado mirando fijamente su lista de tareas pendientes, sintiéndose abrumado y sin saber por dónde empezar? La procrastinación es un problema común que puede obstaculizar nuestra productividad e impedirnos alcanzar nuestras metas. Sin embargo, con las estrategias y la mentalidad adecuadas, puedes darle la vuelta a la situación y convertirte en una persona altamente productiva. En este artículo, exploraremos algunas técnicas de eficacia probadas que pueden ayudarte a superar la procrastinación y a sacar el máximo partido a tu tiempo. Desde establecer objetivos claros y priorizar las tareas hasta utilizar herramientas de gestión del tiempo y minimizar las distracciones, trataremos todo lo que necesitas saber para aumentar tu productividad y alcanzar el éxito. Ya seas estudiante, profesional o empresario, estos consejos y trucos pueden ayudarte a hacer más en menos tiempo y a llevar tu rendimiento al siguiente nivel. Así que, ¡manos a la obra y empecemos a transformar tu procrastinación en productividad!
Introducción
La procrastinación es un problema común que afecta a muchas personas. Se define como la tendencia a posponer las tareas importantes y en su lugar, realizar actividades menos importantes o incluso irrelevantes... en el fondo la procrastinación es el mal hábito de cambiar lo que tienes planificado por algo no importante. Esto puede conducir a una falta de motivación, estrés y, en última instancia, a una falta de productividad. Sin embargo, no todo está perdido. Con las estrategias adecuadas y la mentalidad correcta, puedes superar la procrastinación y hacer más en menos tiempo.
Para superar la procrastinación, primero debes entenderla. La procrastinación puede ser causada por una variedad de factores, como el miedo al fracaso, la falta de motivación o la falta de habilidades necesarias para realizar una tarea. Sin embargo, independientemente de la causa, los efectos son los mismos: una falta de productividad (sentir que al final del día no hiciste nada), falta de cumplimiento de plazos (una lista de pendientes en aumento) y una sensación general de frustración. Al comprender los efectos de la procrastinación y sus causas puedes elegir las estrategias adecuadas para evitarla y mejorar tu productividad.
11 consejos para pasar de la procrastinación a productividad
La procrastinación y la disciplina son caras distintas de la misma moneda y del lado en que decidamos estar depende de los hábitos productivos que desarrollemos.
¿Te gustaría aprender cómo se desarrollan los hábitos productivos? Aplica estos consejos y haz click en el link al final de este post.
Cada persona tiene un estilo personal de productividad que funciona mejor para ellos. Algunos prefieren trabajar por la mañana, mientras que otros son más productivos por la noche. Algunos prefieren trabajar en equipo, mientras que otros prefieren trabajar solos. Identificar tu estilo personal de productividad te permitirá aprovechar al máximo tus fortalezas y trabajar de manera más eficiente. Pregúntate a ti mismo cuándo y cómo trabajas mejor y ajusta tu horario y tus métodos de trabajo en consecuencia.
En resumen, hazte consciente de qué momentos de tu día son los más adecuados para realizar ciertas tareas. Por ejemplo, este blog lo escribo durante las mañanas porque después de almorzar se me hace muy difícil... por eso que suelo tener reuniones a las 3 de la tarde porque me entretiene mucho conversar con gente (independiente de la hora me di cuenta que mis reuniones son igual de buenas, entonces las planifico en horarios de "baja productividad" y ese horario se convierte en un tiempo productivo).
Antes de comenzar a trabajar en una tarea, asegúrate de tener una comprensión clara de lo que debes lograr. Establece metas claras y específicas para cada tarea y asegúrate de que sean alcanzables. Esto te ayudará a mantener el foco y con motivación mientras trabajas. La clarificación aumenta la motivación y por lo mismo la productividad.
3. Prioriza las tareas
Todas las semanas hablo con personas donde su problema es que creen que pueden hacer más cosas de las posible, es mejor prometer poco y cumplir mucho. Prioriza bien y te darás cuenta que hay tareas que no son importantes de hacer, que pueden esperar y que quizás ni siquiera son necesarias (elimínalas).
¿Qué es realmente importante? Esta pregunta es de libro, pero una de las más cruciales es "¿qué puedo NO hacer?" Si eres capaz de priorizar y eliminar lo que sobra, vas por el buen camino.
Para priorizarlas puedes hacerlo usando los criterios "importante" y "urgente". Puedes usar la matriz de Eisenhower si lo deseas (busca en google y encontrarás muuucho material).
4. Divide las tareas en partes más pequeñas
Esta estrategia es de mis favoritas. Las tareas más grandes pueden parecer abrumadoras, lo que puede llevar a la procrastinación. Para evitar esto, divide tus tareas en partes más pequeñas y manejables. Esto te permitirá abordar las tareas paso a paso y sentirte más motivado a medida que vayas avanzando.
Cuando asesoro a profesionales y estudiantes les pido que me muestren su planificación y muchas veces me doy cuenta que tienen días donde no alcanzan a terminar ninguna tarea porque cada una de ellas demora mucho tiempo en terminar. ¿Te ha pasado que al final del día no terminaste nada? El truco está en planificar en partes pequeñas de manera que te asegures que al final del día sí o sí puedes visualizar que avanzaste.
5. Utiliza bloques de tiempo
Hay técnicas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro y los Bloques de Tiempo.
La técnica Pomodoro consiste en trabajar en una tarea durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después de cuatro ciclos, toma un descanso más largo de 15-20 minutos. Esta técnica te permite trabajar en ráfagas cortas y concentrarte en una tarea específica sin distracciones.
Te recomiendo comenzar con Bloques de Tiempo, pues es más flexible que Pomodoro. ¿En qué consiste? Define un bloque de entre 5 minutos y no más de 50 minutos y agrega unos minutos de descanso. En ese bloque debes ser capaz de avanzar de manera significativa en la tarea que harás, ojalá terminarla. En mi caso, uso bloques de 50 minutos y 10 de descanso, entonces todas mis actividades están planificadas para terminarlas en 50 minutos o menos.
6. Limita las distracciones
En Gestión del Tiempo les llaman los "ladrones de tiempo". Las distracciones, como las redes sociales y el correo electrónico, pueden reducir drásticamente tu productividad. Limita estas distracciones al apagar las notificaciones en tu teléfono y computadora y programando tiempos específicos para revisar tu correo electrónico y las redes sociales. Esto te permitirá concentrarte en tus tareas y aumentar tu productividad.
¿Qué posibles interrupciones tendré mientras trabajo o estudio? Si eres capaz de detectarlas, entonces eres capaz de predecirlas y hacer algo al respecto. Algunos ejemplos:
- Me dio sueño... ten mate, café, té o agua a mano.
- Me dio hambre y quiero ir a la cocina... ten un snack saludable cerca.
- Me llaman por teléfono ... contesta y pregunta si puedes volver a llamar en unos minutos más que están en la mitad de algo importante.
- Me interrumpen en la oficina o en mi casa para conversar ... usa audífonos y las personas van a creer que estás muy concentrado/a, de a poco verás que te interrumpen menos.
Establecer un horario para tus tareas diarias puede ayudarte a mantener el rumbo y evitar la procrastinación. Asigna bloques de tiempo específicos para cada tarea y asegúrate de que sean realistas. Esto te permitirá trabajar de manera más eficiente y cumplir con los plazos de manera más efectiva.
¿Sabías que las personas altamente creativas a nivel mundial son altamente metódicas y estructuradas?
8. Utiliza un calendario
Un calendario puede ayudarte a programar tus tareas y hacer un seguimiento de tus plazos. Utiliza un calendario para programar tus tareas diarias y asegurarte de que estás cumpliendo con tus plazos. Esto te permitirá trabajar de manera más eficiente y asegurarte de que no estás dejando nada en el camino.
No necesariamente tienes que programar toda tu vida, comienza por los temas más importantes de manera que no tengas choques entre compromisos ni malos entendidos por olvidar lo que tenías que hacer.
Existen numerosas herramientas y aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar tu productividad. Aquí hay algunas de las más populares:
Evernote
Evernote es una aplicación de notas que te permite tomar notas y hacer listas de tareas pendientes. También te permite agregar imágenes, grabaciones de audio y archivos adjuntos a tus notas.
Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos que te permite crear tableros y listas para tus tareas. Puedes agregar tareas a las listas y moverlas de una lista a otra a medida que se completan. Yo la uso para implementar la metodología Kanban.
RescueTime
RescueTime es una aplicación que te ayuda a realizar un seguimiento de tu tiempo y te proporciona informes detallados sobre cómo estás utilizando tu tiempo. También te permite establecer objetivos de tiempo para tareas específicas y te notifica cuando has alcanzado tus objetivos.
También puedes usar plataformas de gestión de proyectos a nivel individual o de equipos, te ayudarán a implementar varios de los consejos descritos previamente. Algunas que he visto que sirven mucho son Trello, Asana, Basecamp y Monday.
10. Cómo crear un espacio de trabajo productivo
El espacio de trabajo puede afectar drásticamente la productividad. Hay 2 principios que todo lugar productivo debe cumplir:
1. No permite distracciones ni interrupciones, o al menos por el menor tiempo posible.
2. Facilita que lo que tienes que hacer ocurra (por eso la gente va al gimnasio en vez de hacer ejercicio en la casa).
Si logras aprender estos 2 principios podrás gestionar un espacio de trabajo flexible, que no siempre sea el mismo lugar... por ejemplo, si necesitas silencio y un café, muchas de las cafeterías podrían ser tu lugar de trabajo.
11. Tips para mantener la motivación
Celebra tus logros
Celebra tus logros a medida que los alcanzas, tómate un descanso y haz algo que disfrutes después de completar una tarea importante.
Encuentra un compañero/a de responsabilidad o para rendir cuentas
Encuentra un compañero de responsabilidad para mantenerse mutuamente responsables y motivados. Comparte tus objetivos y tareas con ellos y revisa tu progreso regularmente. "¿Cómo te fue?" y "¿qué vas a hacer mañana?" son preguntas que pueden responder en pocos minutos diariamente.
Mantén una actitud positiva
Mantén una actitud positiva y enfócate en los aspectos positivos de tu trabajo. Esto te ayudará a mantenerte motivado y comprometido mientras trabajas. Como decimos en Chile, mira el vaso medio lleno.
Conclusión
La procrastinación puede ser un obstáculo para la productividad, pero con las estrategias adecuadas y la mentalidad correcta, puedes superarla y aumentar tu productividad. Desde establecer metas claras y priorizar las tareas hasta utilizar herramientas y aplicaciones para mejorar tu productividad, hay muchas estrategias que puedes utilizar para hacer más en menos tiempo. Identifica tu estilo personal de productividad, utiliza técnicas de gestión del tiempo y mantén la motivación para alcanzar tus metas. ¡Así que, manos a la obra y comencemos a transformar tu procrastinación en productividad!
Todos estos consejos son tips que tienen que ver con saber cómo desarrollar los hábitos productivos, las personas que saben cómo hacerlo son altamente disciplinadas. La procrastinación le ocurre a las personas que no tienen los hábitos productivos adecuados desarrollados. ¿Te gustaría aprender cómo se desarrollan los hábitos productivos? Hemos desarrollado el método HASYMORE que permite gestionar todo tipo de hábito complejo de manera simple, rápida y efectiva. Te invitamos a ver más información aquí.